Kişisel verileriniz: KVKK aydınlatma metni

1. Karşınızda kim var?

Sitede, telefonda ya da evinizde paylaştığınız kişisel verilerde veri sorumlusu sıfatıyla Assist Grup karşınızdadır; kısa olsun diye aşağıda yalnız “Assist Grup” yazıyoruz. Bu metin boyunca “Kanun” dediğimizde 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu'nu kastediyoruz. Sicil kaydımız ve bize ulaşma yollarımız aşağıda:

• Ünvan: Assist Grup
• E-posta: [email protected]
• İnternet sitesi: https://www.assistgrup.net

2. Bu metin sizi ne zaman ilgilendirir?

• Yalnız okumak için bile olsa sayfalarımızı açtıysanız
• Bir cihazınız için onarım başlattıysanız, bizi aradıysanız ya da evinizde bir cihazınıza baktırdıysanız
• Formla veya e-postayla bize bir şey sorduysanız
• Bayiliğe ya da iş ilanlarımızdan birine başvurduysanız

3. Bilgi bize nereden ulaşıyor?

• Doldurduğunuz formlar: onarım başlatma, kayıt sorgulama, iletişim, bayilik ve kariyer sayfalarındaki alanlar elektronik ortamda elimize geçer
• Telefon ve e-posta: çağrılarda anlattıklarınızı ve yazdığınız mesajları not ederiz
• Evdeki ziyaret: cihazınızın başında hangi işin yapıldığını ve hangi parçanın takıldığını yazıya dökeriz
• Tarayıcınız: siz bir şey yazmasanız da sayfa açılırken sunucu kayıtları ve sitenin işlemesi için gereken teknik çerezler oluşur
• İzin verdiyseniz: çerez çubuğunda evet dediğiniz durumda Google Analytics'in sayım çerezleri de devreye girer

4. Elimizde tam olarak neler var?

Formlarımız yalnız işimizi görecek kadar soru sorar. Onarım başlatırken boş geçemeyeceğiniz alanlar dört tane: adınız, telefonunuz, iliniz, bir de arızanın ne olduğu. Geri kalanlar — e-posta, marka, ilçe, mahalle, adres notu, belirti seçimi, sizin için uygun gün ve saat — dilerseniz boş kalabilir.

• Size kim olduğunuzu sorduğumuz tek yer ad ve soyad alanıdır
• Sizi geri arayabilmek için telefon numarası; yazılı dönüş isterseniz e-posta adresi
• Kapınızı bulabilmek için il, ilçe, mahalle ve adres notu (kat, daire, bina adı ya da tarif bu nota girer)
• Cihazınızı anlamak için cihaz tipi ve markası, arıza belirtisi ve arıza tanımı, uygun randevu tarihi ve saati; yalnız iç kullanımda tutulan kayıt numarası, kaydın hangi sayfadan açıldığı ve beş duraktan hangisinde olduğu (Alındı, Aranıyor, Yolda, Tamirde, Tamam); onarım bittiğinde de yapılan iş, değişen parça, tutar ve garanti kapsamı
• Onarım tamamlandıktan sonra bize bıraktığınız puan ile yorum
• İletişim formunda hangi konuyu seçtiğiniz ve ne yazdığınız
• Bayilik için başvuran firmada yetkilinin adı soyadı, unvan, il, hangi cihazlara bakıldığı, kaç yıldır çalışıldığı ve ekibin büyüklüğü; iş ilanına başvuranda istenen iş, yaşadığı il ve geçmiş deneyimi
• Kötüye kullanımı ayıklamak için gönderimin saati, sunucu erişim kayıtları, koruma amaçlı teknik çerezler ve IP adresinizden türettiğimiz, geri çözülemeyen bir özet — adresin kendisini hiçbir yere yazmıyoruz
• Yalnız çerezlere izin verdiyseniz: gezdiğiniz sayfalar, her birinde ne kadar kaldığınız, sizi bize yönlendiren site, cihazınızın ve tarayıcınızın türü, şehir düzeyinde kabaca konum, Google Analytics'in size atadığı rastgele kimlik

5. Hassas bilgi sormuyoruz

Sağlık durumunuz, inancınız, biyometrik bilginiz gibi Kanun'un 6. maddesinin özel nitelikli saydığı konular formlarımızda hiç geçmez. Serbest yazı alanlarında da — arızayı anlattığınız kutu ya da mesaj alanı — böyle şeylerden söz etmemenizi isteriz. Yine de yazılmışsa o satırı yalnız talebiniz için gerektiği kadar okur, başka hiçbir yerde kullanmayız.

6. Bilgilerinizi hangi işlerde kullanıyoruz?

• Onarımınızı kayda geçirip sizi geri ararken
• Kaydınızı bölgenizdeki uygun ekibe yönlendirirken; geleceğimiz günü sizinle konuşup kesinleştirirken
• Cihazınıza evinizde bakarken, arızayı bulup giderirken ya da bakım yaparken; ardından yapılan işin dökümünü ve fatura gibi mali belgeleri hazırlarken
• Kaydınızın hangi durakta olduğunu size telefonda ya da yazılı olarak bildirirken ve bu bilgiyi yabancılarla paylaşmazken
• Onarımdan sonra garantiye dayanarak bize döndüğünüzde
• Bir soru, öneri ya da şikâyetiniz olduğunda onu okuyup yanıt verirken
• Anlaşmalı ekiplerin çalışma ilkelerimize uyup uymadığını ve işin niteliğini gözden geçirirken
• Bayilik ve iş ilanı başvurularına karar verirken
• Sahte, tekrar eden ya da saldırı amaçlı gönderimleri ayıklarken
• Kanunların bize yüklediği ödevleri yerine getirirken, yetkili makamlar bir şey sorduğunda
• Olası bir hukuki uyuşmazlıkta hakkımızı ortaya koymamız, kullanmamız ya da savunmamız gerekirse

7. Bunu hangi hukuki sebeple yapıyoruz?

Kanun'un 5. maddesinin 2. fıkrası işlemeye izin veren durumları tek tek sayar. Yukarıdaki kullanımların her biri o sayılanlardan birine dayanır:

• md. 5/2-c — kurduğumuz sözleşmenin gereği: onarımı kayda almak, gelinecek günü planlamak, cihaza bakmak, yapılan işi yazıya dökmek, garanti ve şikâyet süreçleri
• md. 5/2-ç — kanunun bize yüklediği ödev: vergi ve ticaret mevzuatının istediği faturayı ve belgeleri hazırlayıp arşivlemek, bir kurum sorduğunda cevap vermek
• md. 5/2-e — bir hakkı kurmak, kullanmak ya da korumak: anlaşmazlık çıkarsa kayıtların ve dökümlerin delil olarak elde bulunması
• md. 5/2-f — temel hak ve özgürlüklerinize dokunmayan meşru menfaatimiz: sitenin korunması, kötüye kullanımın engellenmesi, ekiplerin ilkelere uyumunun izlenmesi, başvuruların incelenmesi

8. Size ayrıca soracağımız beş konu

Bazı işler için sözleşme yetmez, açık rızanız gerekir (md. 5/1). Bunlar beş tane: onarımın ardından nasıl geçtiğini sormak ve bakım zamanı yaklaşınca haber vermek; yorumunuzu sitede göstermek; kampanya ya da duyuru göndermek; çerez iznine bağlı ziyaret sayımı; bir de altyapıdan doğan arızi yurt dışı aktarım. Her birini ayrı sorarız ve hayır cevabı onarımınızda hiçbir şeyi değiştirmez. Evet dediklerinizden dilediğiniz gün vazgeçebilirsiniz; tamamı açık rıza metninde anlatılıyor.

9. Türkiye'de bilgilerinizi kimler görür?

Bilgileriniz satılık değildir; reklam veren birine de gitmez. Kanun'un 8. maddesinin izin verdiği sınırda ve yalnız yukarıda saydığımız işler gerektirdiğinde şu üç taraf görebilir:

• Evinize gelecek anlaşmalı ekip — kapınızı bulup cihazınıza bakabilmesi için adınızı, telefonunuzu, adresinizi, cihazınızı ve arızanın tarifini görür
• Muhasebe ile hukuk danışmanlarımız — yasal ödevlerimizin gerektirdiği belgelerle sınırlı olarak
• Kamu kurumları ve mahkemeler — bir talepte bulunduklarında, mevzuatın tanıdığı ölçüde

10. Yurt dışına aktarım: Cloudflare ve Google Analytics

Sayfalarımızı size Cloudflare, Inc. ulaştırır; bu şirketin içerik dağıtım ve güvenlik altyapısı siteyi hızlandırır, zararlı istekleri kapıda durdurur. Bunun doğal sonucu olarak IP adresiniz, tarayıcınıza dair bilgiler, istek kayıtları ve forma yazdıklarınız şifreli bir bağlantıyla şirketin yurt dışı sunucularına da uğrar.

Bu geçiş için Kanun'un 9. maddesinde tarif edilen usulleri izleriz; o yolların kapalı kaldığı istisnai bir durumda önce size sorar, açık rızanızı alırız.

Google Analytics ise yalnız çerez çubuğunda istatistiğe evet dediyseniz sayfaya iner; o durumda sayım verileri yurt dışında Google LLC ve Google Ireland Limited'e ait sunuculara gider ve bunun tek dayanağı açık rızanızdır. Evet demediyseniz betik yüklenmez, bu kanaldan dışarı bir şey çıkmaz. Reklam ağlarına ve sosyal medya izleyicilerine ait kod sitemizde yok.

11. Bilgiler bizde ne kadar kalır?

Saklama süresini iki şey belirler: bilginin hangi iş için tutulduğu ve mevzuatın ne kadar tutulmasını istediği. Bu yüzden bilgi türüne göre süreler ayrışır:

• Onarımı biten kayıtlar, yapılan işin dökümleri, fatura ve diğer mali belgeler: Türk Ticaret Kanunu ile Vergi Usul Kanunu'nun istediği yıllar boyunca, üstüne olası anlaşmazlıklar için zamanaşımı dolana kadar
• Yarım kalan ya da vazgeçilen kayıtlar ve iletişim formundan gelen mesajlar: kapanış tarihinden sonra, bir şikâyet ya da anlaşmazlık çıkma ihtimalini karşılayacak makul bir süre
• Bayilik başvurusu: incelediğimiz sürece; anlaşırsak ortaklık sürdükçe. Olumsuz sonuçlanan başvuruyu karar verildikten kısa bir süre sonra sileriz
• Bir iş ilanımıza gönderilen başvuru bir yılın sonunda silinir
• Rızanıza dayanan bilgi, siz o rızayı geri çekene kadar tutulur
• Sunucu erişim günlükleri ve güvenlik kayıtları yalnız güvenliğin gerektirdiği kısa süre boyunca durur

12. Süresi dolan bilgiye ne olur?

Tutma sebebi kalmayan ya da süresi biten her bilgiyi; Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik'in gösterdiği yollardan biriyle ortadan kaldırırız: ya sileriz, ya yok ederiz ya da sizinle bağını kopararak anonimleştiririz.

13. Koruma için neler yapıyoruz?

Kanun'un 12. maddesi hem teknik hem idari tedbir ister; bizde bunlar şöyle görünür. Siteyle aranızdaki her bağlantı HTTPS ile şifrelenir. Form gönderildiğinde IP adresinizi değil, ondan üretilmiş ve geri çözülemeyen bir özeti kaydederiz. Kayıtlar sitede kimsenin sorgulayabileceği bir ekranda gösterilmez; kaydınızla ilgili bilgi yalnız kayıttaki ad ve telefonla eşleşen kişiye verilir. Kayıtlara ise yalnız o işle görevli olan kişiler girebilir.

14. Kanun size hangi hakları tanıyor?

11. madde, bize başvurarak şunları talep edebileceğinizi söyler:

• Sizinle ilgili bir bilgi işleyip işlemediğimizi sormak
• İşliyorsak ayrıntısını bizden öğrenmek
• Bilgiyi ne için tuttuğumuzu ve o amaçtan sapıp sapmadığımızı öğrenmek
• Bilgilerinizin Türkiye içinde ya da dışında kimlerle paylaşıldığını öğrenmek
• Yanlış ya da eksik kaydedilmiş bir bilgiyi düzelttirmek
• Kanun'un 7. maddesinde yazan şartlar gerçekleşince silme ya da yok etme talep etmek
• Düzeltme, silme ya da yok etme yaptığımızda bunu bilgilerin paylaşıldığı üçüncü kişilere de iletmemizi istemek
• Tamamen otomatik bir değerlendirme sonucunda aleyhinize bir karar çıkarsa buna itiraz etmek
• Kanuna aykırı işlemden zarar gördüyseniz bu zararın karşılanmasını istemek

15. Başvurunuzu nasıl iletirsiniz?

Hangi kanalları kabul ettiğimizi Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ belirler; o kanalları aşağıda sıraladık. Dilekçeye yazmanız gerekenler “Veri sahibi başvuru formu” sayfasında tek tek yer alıyor.

• Posta yoluyla: ıslak imzalı dilekçenizi noter kanalıyla ya da iadeli taahhütlü mektupla şirket adresimize ulaştırabilirsiniz.
• E-posta ile: dilekçeyi güvenli elektronik imza ya da mobil imzayla imzalayıp [email protected] adresine yollayabilirsiniz. İmzasız bir e-posta da olur, yeter ki daha önce bize bildirdiğiniz ve sistemimizde kayıtlı bulunan adresinizden [email protected] adresine gelsin; konu satırında “KVKK başvurusu” yazması işimizi kolaylaştırır.
• Ne kadar beklersiniz, ne ödersiniz: talebinize, niteliğinin izin verdiği en kısa sürede ve her durumda otuz günü geçirmeden cevap veririz. Başvurunuz için sizden bir bedel istenmez. Yalnız işlemin kendisi ayrıca masraf çıkarırsa, Kişisel Verileri Koruma Kurulu'nun tarifesinde öngörülen tutarı isteyebiliriz.
• Cevaptan memnun kalmazsanız: talebiniz reddedildiyse, verdiğimiz cevabı eksik bulduysanız ya da otuz gün içinde bizden ses çıkmadıysa Kişisel Verileri Koruma Kurulu'na şikâyette bulunabilirsiniz. Bu hak, cevabı öğrendiğiniz tarihten itibaren otuz gün, her hâlükârda başvuru tarihinden itibaren altmış gün içinde kullanılır.

16. Metnin yeni sürümleri

Ya mevzuat ya da bizim çalışma biçimimiz değiştiğinde metni yeniden yazarız. Hangi sürümün geçerli olduğunu sayfanın tepesindeki tarihten anlarsınız. Aklınıza takılan bir nokta olursa bize [email protected] üzerinden yazabilirsiniz.